Co je splatnost faktury
Datum splatnosti určuje, do kdy má zákazník fakturu uhradit podle sjednaných podmínek. Pokud vystavíte fakturu 1. října se splatností 14 dní, termín úhrady nastavíte podle příslušné dohody a způsobu počítání lhůty. Splatnost není jen administrativní údaj. Určuje, jak dlouho fakticky financujete klienta ze svých peněz.
Jak dlouhou splatnost zvolit
V praxi se můžete setkat například se 7, 14 nebo 30 dny, ale vhodná délka závisí na vztahu s klientem, oboru a smluvních podmínkách. Velké společnosti někdy požadují delší splatnost, zatímco u drobných zakázek může být přirozená kratší lhůta. Důležité je řešit splatnost před zahájením práce, ne až ve chvíli, kdy odesíláte fakturu. Pokud jste se zákazníkem dohodli na konkrétních podmínkách, faktura by jim měla odpovídat.
Proč dlouhá splatnost bolí cash flow
Představte si freelancera, který celý měsíc pracuje na projektu za 80 000 Kč. Na konci měsíce vystaví fakturu s třicetidenní splatností. Pokud klient zaplatí poslední možný den, freelancer čeká na peníze téměř další měsíc po dokončení práce. Mezitím ale platí vlastní účty, software, pojistné a další výdaje. Obrat tedy může vypadat dobře, zatímco bankovní účet je téměř prázdný.
Zálohy a průběžná fakturace
U větších zakázek nemusíte čekat s celou částkou až na konec. Můžete se s klientem dohodnout na záloze nebo projekt rozdělit do milníků. Například u tříměsíční zakázky lze fakturovat část po zahájení, část po dokončení hlavní fáze a zbytek při předání. Konkrétní nastavení vždy přizpůsobte smlouvě, typu plnění a daňovým pravidlům. Takový model snižuje finanční riziko a zároveň rozkládá platby klienta.
Co dělat den po splatnosti
Nezaplacená faktura nemusí automaticky znamenat problémového zákazníka. Doklad mohl skončit ve spamu, čekat na schválení nebo jej klient jednoduše přehlédl. První krok proto může být zdvořilá připomínka. Uveďte číslo faktury, částku, původní datum splatnosti a přiložte doklad znovu. Komunikace by měla být jasná a profesionální.
Když zákazník stále neplatí
Pokud první připomínka nepomůže, postupně komunikaci zpřesňujte. Uchovávejte si záznamy o dohodách, odeslaných fakturách a urgencích. U významnějších pohledávek nebo delšího prodlení zvažte konzultaci s právníkem a další právní postup podle konkrétní situace. Důležité je nenechat nezaplacené faktury bez povšimnutí několik měsíců. Čím dříve máte proces, tím menší je pravděpodobnost, že na některou pohledávku zapomenete.
Sledujte stav faktur
Pokud fakturujete jednou za několik měsíců, lze úhrady kontrolovat ručně. S desítkami faktur už je ale obtížné pamatovat si, která byla zaplacena a která čeká. Proto je vhodné evidovat minimálně stavy vystavená, zaplacená a po splatnosti. Ve FakturaFlow máte doklady a klienty na jednom místě, takže se nemusíte spoléhat na paměť nebo barevné buňky v tabulce. Tarify najdete v ceníku.
Splatnost nastavujte už v nabídce
Nejlepší čas řešit platební podmínky je ještě před objednávkou. Nabídka nebo smlouva může uvádět cenu, způsob fakturace, zálohu a splatnost. Klient tak dopředu ví, co očekávat. To je důležité zejména u větších projektů. Překvapení na konci spolupráce bývají zdrojem sporů.
Splatnost a cena spolu souvisejí
Platební podmínky jsou součástí obchodní nabídky. Klient, který požaduje dlouhou splatnost, po vás ve skutečnosti chce, abyste delší dobu nesli finanční náklady projektu. Při cenotvorbě proto nezohledňujte jen počet hodin práce. Přemýšlejte také o riziku, nákladech, délce projektu a podmínkách platby. Více v článku Jak nacenit svou práci jako freelancer nebo OSVČ.
Jak předcházet problémům
Prověřujte větší nové klienty, dávejte dohody písemně, u rozsáhlejších zakázek používejte zálohy, fakturujte bez zbytečného odkladu a pravidelně kontrolujte stav pohledávek. Pokud klient opakovaně platí pozdě, promítněte tuto zkušenost do podmínek další spolupráce. Stejně důležité je vystavit správný doklad. Přehled najdete v článku Jak vystavit fakturu: Co musí obsahovat a na co si dát pozor.
Přehled je základ
Nezaplacená faktura je nejnebezpečnější ve chvíli, kdy o ní nevíte. Proto si nastavte jednoduchou rutinu: například jednou týdně projděte všechny neuhrazené doklady a řešte ty po splatnosti. FakturaFlow vám může sloužit jako centrální místo pro faktury a klienty. Místo hledání PDF v e-mailech vidíte svou fakturaci pohromadě a můžete se soustředit na podnikání.